Te mostramos el orden de trabajo que seguimos al incorporar una empresa: primero se registran los hitos de nacimiento corporativo, luego se mapean los contactos técnicos y por último se activan los recordatorios para cada socio.
Registramos cómo se incorporan tus clientes hoy: qué áreas intervienen, qué documentos se intercambian y dónde se pierde el seguimiento. Ese mapa inicial define los hitos que la plataforma vigilará.
Definimos junto a tu equipo los momentos críticos del onboarding y asignamos un responsable técnico por cada etapa. Cada hito queda vinculado a un socio concreto, no a un correo genérico.
Importamos el historial de socios y clientes activos desde tus planillas o CRM. La información se normaliza para que cada cuenta tenga una sola ficha con sus fechas, acuerdos y contactos asociados.
El tablero comienza a mostrar los próximos vencimientos de hitos y las relaciones que requieren atención. Las alertas llegan por correo al responsable asignado con la anticipación que definas.
Durante el primer mes revisamos qué hitos se cumplieron, cuáles se reprogramaron y si los responsables usan las notas de seguimiento. Ajustamos plantillas y permisos según lo que observamos.
Cuando el flujo queda estable, tu equipo administra la plataforma de forma autónoma. Nosotros quedamos disponibles para ampliar el modelo cuando sumes nuevas líneas de producto o regiones.
El despliegue de la plataforma sigue una secuencia definida: primero se cargan los datos de tus clientes corporativos, luego se configuran los hitos de incorporación y finalmente se activan las alertas para el equipo técnico. Cada fase tiene una duración estimada y un entregable concreto.
Revisamos cómo tu equipo registra hoy las fechas de alta de cada empresa cliente y qué campos necesita para distinguir entre el inicio del contrato, la activación del primer servicio y la asignación del partner técnico.
Importamos el registro de incorporaciones de los últimos 24 meses. Validamos que cada empresa tenga su fecha de nacimiento corporativa y su responsable asignado antes de habilitar el tablero de seguimiento.
Definimos los hitos estándar de onboarding: firma, kickoff, primera entrega, revisión de adopción y renovación. Cada hito queda vinculado a un tipo de relación y a un nivel de alerta distinto.
Configuramos los avisos automáticos para que lleguen al responsable técnico con la anticipación que elijas. Probamos el flujo con dos empresas piloto antes de abrir el acceso al resto del equipo.
Analizamos qué hitos generan más actividad y cuáles quedaron sin registrar. Ajustamos las plantillas según el comportamiento real de tu equipo y eliminamos pasos que no aportan al seguimiento.
El tablero queda operativo con la vista de relaciones activas, próximos hitos y empresas sin responsable. A partir de este punto el equipo trabaja directamente sobre Friendbirthday sin planillas paralelas.
Antes de iniciar un proceso de implementación conviene dejar por escrito qué se entiende por cada etapa, quién asume cada tarea y qué información se considera válida para registrar un hito. Estas precisiones evitan malentendidos entre el equipo interno y los socios técnicos.
Hito de incorporaciónSe considera hito de incorporación cualquier evento verificable dentro del ciclo de onboarding de una empresa cliente: firma del acuerdo inicial, entrega de credenciales, primera conexión al entorno de pruebas, activación del primer módulo o capacitación del equipo designado. No se registran como hitos las reuniones internas sin entregable asociado.
Relación técnicaUna relación técnica es el vínculo formal entre Friendbirthday y un socio que participa en la integración, el soporte o el desarrollo conjunto. Cada relación se identifica por un responsable técnico, un canal de comunicación preferido y un alcance definido. Las consultas puntuales sin continuidad no constituyen una relación activa.
Responsable asignadoCada hito y cada relación técnica debe tener un responsable único dentro de la plataforma. El responsable es quien recibe las notificaciones, actualiza el estado y responde ante el socio. Si el responsable cambia, el traspaso debe registrarse en el sistema antes de que finalice el período de vigencia del cargo.
Vigencia de los datosLa información cargada en Friendbirthday se conserva mientras la relación comercial o técnica esté vigente. Los registros históricos se mantienen disponibles para consulta, pero no se utilizan para generar alertas automáticas una vez que el hito fue cerrado o la relación finalizó.
Notificaciones y recordatoriosLas alertas se configuran por tipo de evento y por nivel de anticipación. El sistema envía recordatorios únicamente a los responsables asignados y a los canales autorizados por cada organización. No se reenvían notificaciones a direcciones de correo que no hayan sido confirmadas durante la configuración inicial.
Acceso y permisosEl acceso a la plataforma se otorga según el rol definido para cada usuario: administrador, gestor de relaciones o consultor. Los permisos se revisan al menos una vez por trimestre o cuando una persona cambia de función dentro de la empresa. El administrador puede revocar el acceso en cualquier momento.